MAZOWIECKA JEDNOSTKA WDRAŻANIA PROGRAMÓW UNIJNYCH

Szacowanie wartości zamówienia na przygotowanie usługi kompleksowego doradztwa oraz wsparcia Zamawiającego w procesie najmu powierzchni biurowej.

SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

I. Przedmiot zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa doradztwa i reprezentacji wyłącznej Zamawiającego
   w procesie pozyskania nowej powierzchni lub renegocjacji dotychczasowej umowy najmu, obejmująca swoim zakresem co najmniej:

• pomoc w zdefiniowaniu oraz analizę potrzeb Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych dotyczących nowej powierzchni biurowej, określenie najistotniejszych kryteriów;
• przygotowanie harmonogramu całego procesu prowadzącego do wynajęcia powierzchni uwzględniającego daty realizacji poszczególnych etapów;
• prowadzenie działań dwutorowo, tj. poprzez analizę dwóch wariantów rozwiązań („stay vs. go”):
• pozostania w obecnej lokalizacji poprzez renegocjacje obowiązującej umowy najmu, przeprowadzenie analizy technicznej w obecnym budynku;
• poszukiwania nowej lokalizacji na terenie Warszawy spełniającej wymagania;
• przygotowywanie na bieżąco analiz finansowych, technicznych i aranżacyjnych (zarówno
  w poszczególnych ofertach jak i w obecnej lokalizacji w celu wybrania ostatecznego rozwiązania i lokalizacji);
• przeprowadzenie rozpoznania rynku nieruchomości w oparciu o określone wspólnie
  z Zamawiającym warunki (czego efektem jest przygotowanie listy nieruchomości - lista krótka
  i długa) przedstawienie szczegółowej informacji na temat poszczególnych pozycji na liście oraz prowadzenie negocjacji z Wynajmującymi;
• udział w negocjacjach ostatecznej wersji umowy najmu;
• udział dedykowanych zespołów specjalistów, w tym także architektów oraz prawników – opcjonalnie;
• usługę zarządzania projektem już po podpisaniu umowy najmu/aneksu do umowy (obejmującą m.in. doradztwo techniczne, weryfikację kosztów i nadzór nad realizacją prac adaptacyjnych, koordynację odbiorów);
• usługi doradcze, m.in. analizy techniczne projektu, plan zagospodarowania powierzchni wraz
  z projektem wnętrz, obsługa prawna;
• usługę przeprowadzki zamawiającego wraz z doradztwem w zakresie wyboru firmy przeprowadzkowej i stworzenie harmonogramu przeprowadzki. Oferta Wykonawcy powinna zawierać informację o możliwości przekazania części swojego wynagrodzenia od potencjalnego Wynajmującego na pokrycie kosztów przeprowadzki Zamawiającego.

2. Zamawiający informuje, że świadczone przez Wykonawcę usługi będące przedmiotem zamówienia nie mogą obciążać finansowo Zamawiającego. W przypadku wycenienia usług wskazanych
   w punktach 7-10 przez Wykonawcę jako usługi dodatkowe należy zamieścić przedmiotową informację w ofercie.
3. Wykonawca zobowiązany będzie do realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie z zasadami bezpieczeństwa obowiązującymi w MJWPU oraz do podpisania oświadczenia o zachowaniu poufności i przekazania go zamawiającemu. Wzór oświadczenia o poufności zostanie przekazany wybranemu Wykonawcy.

   II. Wymagania dotyczące Wykonawców

1. Wykonawca musi posiadać doświadczenie w realizacji co najmniej 3 usług obejmujących doradztwo i wsparcie, z podmiotami skarbu państwa lub jednostkami administracji samorządowej, w procesie wynajmu powierzchni biurowej, skutkujące zawarciem umowy przez Zamawiającego (dotyczącej powierzchni co najmniej 3000 m²) w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert. Potwierdzeniem spełnienia warunku będzie przedłożony wykaz zrealizowanych usług z dowodami potwierdzającymi należyte wykonanie tych usług.
2. Zawarcie w ofercie usług świadczonych przez Wykonawcę oraz warunków świadczenia usług
   w tym ewentualna wycenę usług dodatkowych oraz informację czy Wykonawca będzie przeznaczał część swojego wynagrodzenia od wynajmującego ( wraz z wskazaniem kwoty) na pokrycie kosztów przeprowadzki Zamawiającego.
3. Wykonawca musi posiadać ważne ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z wykonywaniem czynności pośrednictwa w obrocie nieruchomościami na sumę nie mniejszą niż 1 mln euro. Potwierdzeniem niniejszego warunku powinna być kserokopia polisy potwierdzona za zgodność z oryginałem.

   III. Informacje dotyczące Zamawiającego:

1. Aktualna siedziba Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych znajduje się
   w Warszawie przy ul. Jagiellońskiej 74, w budynkach: A, B, C, D, E.
2. Obowiązująca umowa najmu powierzchni wygasa z dniem 31.12.2016 r.
3. Wielkość obecnie zajmowanej powierzchni biurowej: 7.903,70 m², 460-480 biurek (na każde biurko przypadają średnio 3 szafy i kontener.
4. Scenariusze dot. potencjalnego wynajmu powierzchni: Niewielki spadek o ok. 10% ilości biurek oraz zmniejszenie powierzchni do ok. 6.000 m².

   IV.Termin realizacji przedmiotu zamówienia:

1. Usługa realizowana będzie sukcesywnie od momentu zawarcia umowy do momentu zakończenia procesu związanego z objęciem nowej powierzchni przez Zamawiającego lub zakończenia procesu związanego z renegocjacją obecnej umowy najmu.

Zapytanie ma na celu określenie wartości szacunkowej niezbędnej do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych. Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu cywilnego jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.