MAZOWIECKA JEDNOSTKA WDRAŻANIA PROGRAMÓW UNIJNYCH

„Profesjonalny sekretariat i kancelaria w instytucji” –szkolenie dwudniowe

Proponowany zakres szkolenia:

Moduł 1 – dzień 1

1. Centrum dowodzenia – zasady organizacji i profesjonalnego sekretariatu:

• Rola sekretariatu – budowanie wizerunku i tożsamości instytucji
• Kto jest naszym Klientem?
• Rola jakości, systemu i standardów obsługi.

2. Kształtowanie osobistego wizerunku

• Jak prezentować siebie i swoją instytucję?
• Zdefiniowanie wizerunku, do którego należy dążyć.
• Wywieranie Pierwszego i Ostatniego Pozytywnego Wrażenia.
• Sztuka dyplomacji na co dzień.
• Zachowanie, kultura osobista, ubiór.

3. Kultura dnia codziennego:

• Uprzejmość, uśmiech.
• Prawidłowy uścisk dłoni.
• Zasady: wzajemności, uszanowania prywatności, starszeństwa, tolerancji, dyskrecji, punktualności itp.

4. Pierwszy kontakt – przyjmowanie interesantów:

• Pierwsze wrażenie.
• Czego oczekuje gość od pracownika sekretariatu.
• Przedstawianie i zapoznawanie.
• Prawidłowe powitanie, pozdrawianie, przedstawianie się w różnych sytuacjach.
• Tytułowanie – formy, zasady, błędy.
• Towarzyszenie, anonsowanie wizyty przełożonemu.
• Typologia trudnych sytuacji podczas wizyty gości i jak sobie z nimi radzić.
• Serwowanie napojów.
• Jak przyjąć delegację zagraniczną.

5. Nowoczesna komunikacja biurowa:

• Rola komunikacji w pracy sekretariatu.
• Przekaz niewerbalny i jego znaczenie.
• Zakłócenia w przekazywaniu informacji czyli bariery komunikacyjne.
• Aktywne słuchanie (kontakt wzrokowy, potwierdzanie, dopytywanie).
• Komunikatywność i precyzja wypowiedzi.
• Najczęściej popełniane błędy językowe.
• Dyskrecja – o czym mówić  a o czym nie pracownikom i osobom z zewnątrz.

6. Sytuacje szczególne: Zarządzanie konfliktami – zapobieganie i rozwiązywanie

• Zarządzanie konfliktami – zapobieganie i rozwiązywanie.
• Sposoby radzenia sobie ze stresem.
• Umiejętność radzenia sobie z sytuacjami trudnymi w sekretariacie.
• Opanowanie własnych emocji i reakcja na emocje klienta.

Moduł 2 – dzień 2

1. Planowanie i organizacja czasu pracy w sekretariacie:

• Zarządzanie czasem  własnym i szefa.
• Ustalanie priorytetów i planowanie zadań.
• Monitoring realizacji zadań.

2. Kalendarz szefa – planowanie spotkań i przygotowywanie terminów i podróży:

• Rodzaje terminów.
• Koordynowanie terminów.
• Zarządzanie terminami.
• Lista pomocnicza.

3. Profesjonalne odbieranie rozmów telefonicznych:

• Budowanie pozytywnego wizerunku instytucji przez telefon.
• Rozmowa przez telefon.
• Sposób udzielania informacji przez telefon.
• Polityka prywatności przez telefon – jakie informacje można w sekretariacie przekazywać przez telefon, a jakich nie.
• Trudne sytuacje przez telefon i jak sobie z nimi radzić.

4. Zarządzanie hierarchią informacji prezentowanych Szefowi:

• Pilność i ważność.
• Główne poziomy i znaczenie informacji dla instytucji.

5. Redagowanie, kontrola i bezpieczeństwo obiegu dokumentów:

• Zasady adresowania i tytułowania w korespondencji.
• Kultura słowa pisanego.
• Styl i redakcja.
• Zasady redagowania zaproszeń, odczytywanie zaproszeń.
• Pozatreściowe aspekty korespondencji.
• Zasady etykiety w korespondencji przez Internet.

6. Wskazówki dotyczące wdrożenia nabytych umiejętności w praktyce:

• Plan zmiany osobistej.

Co nas interesuje w ramach szkolenia:

1. przygotowanie i przeprowadzenie szkolenia przez eksperta (praktyka) z udokumentowanym co najmniej 3-letnim doświadczeniem w prowadzeniu szkoleń (proszę o wypełnienie załączonej tabeli ) oraz przesłanie CV trenera (Zamawiający zastrzega możliwość spotkania z trenerem przed szkoleniem, w celu omówienia programu szkolenia),
2. opracowanie i przygotowanie materiału dydaktycznego dla wszystkich uczestników szkolenia + 1 egzemplarz archiwalny dla Zamawiającego,
3. przygotowanie i wręczenie uczestnikom ankiet oceniających szkolenie, przekazanie oryginałów ankiet Zamawiającemu,
4. przygotowanie i wręczenie uczestnikom dyplomów ukończenia szkolenia (rozdanie na szkoleniu + po 1 kopii przekazanej Zamawiającemu),
5. przygotowanie raportu ze szkolenia dla zamawiającego ,
6. szkolenie w siedzibie MJWPU, bez serwisu konferencyjnego, kawowego i lunchu.

Przy ocenie ofert Zamawiający będzie brał pod uwagę kryteria takie jak:

1. cena przeprowadzenia szkolenia (wyliczona zgodnie ze wskazaniem Zamawiającego, tj. stawka za 1 osobę x liczba osób)- 50%;
2. doświadczenie, wiedza, umiejętności, kwalifikacje osób, które zostaną wyznaczone do realizacji zamówienia – 50 % .

W szkoleniu planujemy udział około 7 osób.

Liczba dni szkolenia:  1 szkolenie dwudniowe

Czas realizacji szkolenia: 10 czerwca 2016r. i 13 czerwca 2016r.

Proszę o przesłanie odpowiedzi oraz oferty mailem na adresy: i.plodzik@mazowia.eu; k.urlinska@mazowia.eu  do dnia 27.05.2016r. do godziny 16:00

Proszę o określenie w ofercie jednostkowego kosztu udziału w szkoleniu (na 1 uczestnika) oraz łącznego kosztu szkolenia. Ostateczna kwota wynagrodzenia Wykonawcy będzie zależeć od rzeczywistej liczby uczestników szkolenia, przez co należy rozumieć liczbę uczestników przesłanych mailem w formie listy na 3 dni robocze przed planowanym terminem szkolenia.

 Cena powinna obejmować wykonanie wszystkich czynności związanych z realizacją przedmiotu umowy, a w szczególności: wynagrodzenia, koszty użytkowania własnego sprzętu oraz inne opłaty nie wymienione, a które mogą wystąpić przy realizacji przedmiotu umowy, zysk, narzuty, ewentualne upusty, podatki oraz pozostałe składniki cenotwórcze.

Uwaga: z tytułu udzielenia odpowiedzi na zadane w niniejszym dokumencie pytania, Wykonawcy nie przysługuje żadne wynagrodzenie. Przesłanie oferty (wraz z załącznikami) nie jest jednoznaczne z otrzymaniem zamówienia na przeprowadzenie szkolenia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę, do negocjacji warunków oferty, a także rezygnacji z zamówienia bez podania przyczyny

 *** Szkolenie jest finansowane w całości ze środków publicznych, stanowi element kształcenia zawodowego.